観光産業健康保険組合

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個人情報保護について

個人情報保護への取り組みについて

  「個人情報の保護に関する法律」(平成15年5月30日・法律第57号。)及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年5月31日・法律第27号。)、「健康保険組合等における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンスについて」(平成29年4月14日保発第041418号厚生労働省保険局長通知。)、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、「健康保険組合における個人情報保護の徹底について」(平成14年12月25日保保発第1225001号厚生労働省保険局保険課長通知)に基づき、個人情報保護の重要性にかんがみ、観光産業健康保険組合(以下「当組合」という。)では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組んでおります。

 健保組合は、健康保険法が定める目的「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその被扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする。」に沿って事業を行っています。また、健康保険法では、「保険者は、健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者及び被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うよう努めなければならない。」とも規定されております。

 このように当組合は、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)の病気やケガの治療費をみるだけでなく、お産や死亡した時の費用も補助し、病気やケガ、出産のため一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査など必要な事業も行っております。

 加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供していくためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役職員及び関係者に徹底していきます。また、当組合では個人情報に関する基本方針(プライバシーポリシー)を策定し、加入者などの個人情報保護に万全を尽くしています。

 

個人情報保護に関する基本方針(プライバシーポリシー)

 観光産業健康保険組合は、加入者個人に関する情報(以下「個人情報」といいます。)を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

(1) 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  (2) 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
  (3) 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、次の各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
 

 

  • ①法令の定めに基づく場合
  • ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者の同意を得ることが困難である場合
  • ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  (4) 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  (5) 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  (6) 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
   
窓口 観光産業健康保険組合
総務課 電話03-3662-3101 (FAX 03-3662-3126)
受付時間 9:00~17:00
(土曜、日曜、祝祭日、年末年始を除く)
  (7) 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

個人情報の利用目的の公表について

 観光産業健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

  当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

 しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイダンスにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

 したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

個人情報の利用目的

1.被保険者等に対する保険給付に必要な利用目的

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 保険給付及び付加給付の実施
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • 海外療養費にかかる翻訳のための外部委託
  • 第三者行為に係る損保会社等への求償
  • 健保連の高額医療給付の共同事業

2.保険料の徴収等に必要な利用目的

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 被保険者資格の確認並びに標準報酬月額及び標準賞与額の把握
  • 健康保険料の徴収
  • 被扶養者の認定
  • 健康保険被保険者証の発行及び回収
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • 被保険者等の資格等のデータ処理の外部委託

3.保健事業に必要な利用目的

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
  • 保健指導宣伝の実施
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • 保健指導宣伝に実施に係る委託
  • 保健指導、健康相談に係る産業医への委託
  • 医療機関への健診の委託
  • 健康増進施設(保養所等)の運営の委託・共同事業
  • 健診結果の事業者への提供
  • 被保険者等への医療費通知
  • 高額医療費・出産費に係る資金貸付の共同事業
  • 健康保険組合連合会主催の共同事業
  • 保健事業の事業実施に係る委託

4.診療報酬の審査・支払に必要な利用目的

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 診療報酬明細書(レセプト)等の内容点検・審査
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • レセプトデータの内容点検・審査の委託
  • レセプトデータの電算処理のためのパンチ入力、画像取込み処理の委託

5.健康保険組合の運営の安定化に必要な利用目的

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 医療費分析・疾病分析
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • 医療費分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託

6.その他

〔健康保険組合等の内部での利用に係る事例〕
  • 健康保険組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
  • 健康保険組合の管理運営業務に係る記録資料
  • 適正な経理事務の執行
〔他の事業者等への情報提供を伴う事例〕
  • 業務の適正処理のための照会又は回答(保険者間の情報交換)
  • 第三者求償事務において、保険会社・医療機関等への相談又は届出等

7.特定個人情報

番号法第19条第7号において定められた他の医療保険者又は行政機関(以下「他機関」という。)との情報連携における利用目的

〔組合の事務処理執行の為、他機関より情報を受ける場合〕
  • 傷病手当金、高額療養費等保険給付審査事務にかかる給付情報等
  • 高齢受給者負担区分判定等にかかる課税・非課税情報
  • 被保険者資格取得事務にかかる他機関における資格情報
  • 被扶養者認定事務にかかる課税・非課税、住民票関係情報等
〔他機関の事務執行の為、組合が情報を提供する場合〕
  • 高額療養費、出産、葬祭関連給付等、他機関の給付事務にかかる組合における保険給付関連情報
  • 資格取得、被扶養者認定等、他機関の資格確認事務にかかる組合における資格取得、被扶養者資格関連情報

個人情報の利用方法

1.適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。

(1)  当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  (2)  「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  (3)  「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険証」の発行を行います。
  (4)  「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、廃棄処分にします。
  (5)  「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  (6)  「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  (7)  「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  (8)  医療機関(健診機関を含む。)や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  (9)  資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  (10)  「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  (11)  「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者「公益財団法人日本生産性本部」に委託しています。
  (12)  被扶養者の検認業務の一部について、特定個人情報を含まないものに限り「㈱法研」に委託します。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。

(1)  業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  (2)  給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  (3)  出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  (4)  他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  (5)  傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。

3.レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、紙レセプト(柔道整復療養費等)は、健康保険業務業者「ガリバー・インターナショナル㈱」にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。

(1)  レセプトデータの内容点検業務を健康保険業務業者「㈱社会保険システム研究会」に委託し、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  (2)  再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  (3)  同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  (4)  レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  (5)  レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  (6)  レセプトデータを基に、高額療養費の支給決定を行います。
  (7)  レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  (8)  レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  (9)  レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  (10)  開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  (11)  レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者「公益財団法人日本生産性本部」に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
  (12)  交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  (13)  海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を基に保険医療費算定するために、「一般社団法人企業福祉・共済総合組合研究所」に委託します。
  (14)  レセプトデータの有無を基に、無受診者を抽出し、健康者表彰を行います。賞品等は、事業所を通じて被保険者に渡します。
  (15)  健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  (16)  複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。

4.健康診断については、健診受託業者の「一般社団法人東京都総合組合保健施設振興協会の契約している健診機関」又は「PL東京健康管理センター外」に業務委託して実施します。

(1)  結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  (2)  当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則として全て事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととしております。
  (3)  健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料と、生活習慣病予防の保健指導については「SOMPOリスケアマネジメント㈱」に実施を委託します。
  (4)  特定健康診査については、健診受託業者の「一般社団法人東京都総合組合保健施設振興協会の契約している健診機関」又は「PL東京健康管理センター外」に業務委託して実施し、特定保健指導対象者を抽出し、同機関又は「SOMPOリスケアマネジメント㈱」に特定保健指導の実施を委託します。

5.その他保健事業の実施について

(1)  ウォーキングキャンペーンや禁煙促進キャンペーン等開催のために参加者の個人情報を利用し、事業所名、名前、感想文などを付し、機関紙に掲載します。
  (2)  野球大会等のスポーツイベント開催のために個人情報を利用し、参加者の写真や感想文に事業所名、名前を付し、機関紙又はホームページに掲載します。
  (3)  契約保養施設を利用時の資格確認及び契約保養施設からの補助金請求時に個人情報を利用します。
  (4)  契約レジャー施設からの補助金請求時に個人情報を利用します。
  (5)  スポーツクラブ利用時の資格確認時に個人情報を利用します。
  (6)  テニスコート等の施設利用時の補助金支払い時に個人情報を利用します。
  (7)  インフルエンザ予防接種等の補助金支払い時に個人情報を利用します。

6.役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

(1)  組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  (2)  役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  (3)  人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  (4)  組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  (5)  事業所担当者名簿については、保健事業推進委員会、健康管理委員研修会、セミナー等その他個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

 特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
 特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
 なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1,2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
 また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

  • ①各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫または委託業者「乾汽船㈱」の倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
  • また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  • ②規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者「乾汽船㈱」に委託し、溶解処理を行います。
  • また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
  • なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

個人情報の第三者への提供について(同意を要する事項)

 当健康保険組合は、下記の事項について、従来どおりの取り扱いにさせていただきますが、この事項は第三者提供に該当するため、本人の同意が必要になります。
 なお、加入者本人にとって利益となるもの、または事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとはいえないものについては、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっております。
 したがいまして、当組合では下記の事項について、加入者本人及びそのご家族から、包括的な同意が得られたものとして、取り扱わせていただきますので、ご理解、ご協力のほどをよろしくお願いいたします。

1.第三者へ提供する個人情報(個人データ)の項目及び手段・方法
 医療費のお知らせ(患者名、診療月、医療費、医療機関名等の受診履歴)を世帯単位で被保険者宛にまとめて行うこと。

2.第三者への提供についての連絡先
 同意できない場合は下記にご連絡ください。
 担当 総務課まで
 電話 03-3662-3101(FAX 03-3662-3126)

 

個人情報の共同利用の取り扱いについて

 個人情報保護法では、健康診査事業等について事業主と共同利用して個人データを利用する場合には(1)個人データを共同利用する趣旨(2)共同して利用する個人データの項目(3)共同利用者の範囲(4)利用する者の利用目的(5)個人情報取扱責任者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知または公表することとされています。
  当組合では、共同利用の内容の公表を当組合事務所への掲示、ホームページ及び機関誌等への掲載をもって行うことといたします。

*当組合が事業主と共同利用する趣旨等は以下のとおりです。

1.個人データを利用する趣旨
 事業主と組合が共同して健康診査等及び事後指導を実施することが、被保険者及び被扶養者等の健康管理を推進する上で効率的、効果的である為、共同利用として実施する。

2.共同して利用する個人データの項目
 当組合が健康保険法第150条及び高齢者医療確保法第18条に基づき実施した健康診査、人間ドック等の健診データの全項目、事業主が当組合に労働安全衛生法第66条第1項で定める健康診断を委託し実施した健診データの全項目

3.共同利用者の範囲
 事業主、健康保険組合、産業医、委託先事業者

4.利用する者の利用目的
 当組合又は事業主が行う被保険者の健康の保持・増進のための健康診査と事後の保健指導、健康相談等への利用及び事業の評価・分析並びに産業医等他事業者との情報交換

5.個人情報取扱責任者の氏名または名称
 (当組合)常務理事
 (事業所)事業主

この件に関するお問い合わせは
 担当 総務課まで
 電話 03-3662-3101
 (FAX 03-3662-3126)

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